Avvikelsehantering i SharePoint

Bakgrund

I samband med implementeringen av ISO 9001 på Domino behövde vi ett strukturerat sätt att hantera avvikelser. Det räckte inte med mejl och kalkylblad – vi behövde ett system där alla anställda enkelt kunde rapportera avvikelser och där ansvarig grupp kunde arbeta systematiskt med uppföljning och åtgärder.

Jag byggde lösningen i SharePoint och Power Apps – verktyg som redan fanns i organisationen och som inte krävde någon extra licenskostnad eller infrastruktur.

Hur det fungerade

Alla anställda i det svenska bolaget kunde registrera en avvikelse via en Power App på mobiltelefonen. Det tog bara några klick att beskriva vad som hänt, och ärendet landade direkt i en SharePoint-lista som fungerade som central databas.

Den grupp som ansvarade för avvikelsehantering arbetade i en separat Power App integrerad i Microsoft Teams. Där kunde de se inkomna ärenden, dokumentera åtgärder, fatta beslut, tilldela ansvariga och sätta deadlines. Allt samlat på ett ställe, tillgängligt direkt i det verktyg teamet redan använde dagligen.

Den som registrerat ett ärende kunde följa dess status i appen på telefonen – från registrering till beslut och slutförd åtgärd. Det skapade transparens och gjorde att medarbetarna kände att deras rapporter togs på allvar.

Resultat

Systemet gav organisationen ett strukturerat flöde för avvikelsehantering som uppfyllde kraven i ISO 9001. Det blev enkelt att registrera avvikelser, snabbt att följa upp dem och möjligt att spåra alla ärenden över tid. Genom att bygga på befintliga verktyg kunde vi komma igång utan lång uppstartstid eller extra kostnader.